Elektronischer Rechtsverkehr
Elektronische Aktenführung
Ausgehende Schreiben und Entscheidungen werden über die elektronische Poststelle in die elektronischen Postfächer der Beteiligten oder per Faxserver versendet. Sie werden nur ausgedruckt, wenn diese Kommunikationswege nicht zur Verfügung stehen oder eine Zustellungsurkunde notwendig ist.
Eingehende Schreiben sind entweder schon digitalisiert, wenn sie über die elektronischen Postfächer der Beteiligten oder als Telefax eingehen, oder sie werden von den Geschäftsstellen eingescannt, wenn sie sich dafür eignen.
Verwaltungsakten der beklagten Behörden werden entweder bereits elektronisch an das Gericht übermittelt (insb. Kindergeldakten) oder in Einzelfällen vom Gericht selbst digitalisiert. Die eingereichten Verwaltungsakten der Finanzämter liegen regelmäßig nur in Papierform vor.
Das Finanzgericht Nürnberg hat ein großes Interesse daran, mit den Beteiligten elektronisch auf den Grundlagen der FGO zu kommunizieren.
Rechtlichen Grundlagen
Zusammengefasst ergibt sich daraus:
- es sind nur bestimmte Kommunikationswege erlaubt (EGVP, beA, GePo, beN, beBPo, eBO, beSt,
absenderauthentifiziertes DeMail) - entscheidend sind die Anlagen (eingescannte, angehängte und durchsuchbare PDF-Dateien)
- erfolgt die Übermittlung nicht über die in § 52a Abs. 4 FGO genannten sicheren Übermittlungswege und ist die Schriftlichkeit gesondert angeordnet (§ 64 FGO Klageerhebung), so ist eine qualifiziert elektronische Signatur erforderlich
- einfache Mails sind nicht zugelassen
- Hinweis! Zum 1.12.2024 wird die absenderauthentifizierte DeMail eingestellt!
Beachten Sie bitte die konkreten Anforderungen des§ 52a FGO i.V.m. der ERVV.
Technischen Grundlagen
Grundlagen und Drittanwendungen
Die Einreichung des elektronischen Dokuments erfolgt durch Übertragung in die elektronische Gerichtspoststelle des Finanzgericht. Dies ist ein besonderes Postfach auf der Infrastruktur von EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach), das Nachrichten nach dem OSCI-Standard erzeugen, versenden und empfangen kann.
Um Daten an die elektronische Poststelle des Gerichts zu übermitteln und dort abzuholen, bedienen Sie sich entweder einer Komponente Ihres Fachverfahrens oder eines hierfür geeigneten Programms.
Vertrauensdienstenach der eIDAS-Verordnung und dem Vertrauensdienstegesetz
Soweit Schriftstücke von der verantwortenden Person mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) i.S.d. Artikel 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung auszustatten sind, werden ein Zertifikat eines Signaturanbieters, das regelmäßig durch Übersendung einer entsprechenden Chipkarte ausgestellt wird, ein passender Chipkartenleser und ein Signaturprogramm benötigt.
Informationen über Signaturanbieter finden Sie bei der Bundesnetzagentur.
Nutzungspflicht
Seit 01.01.2022 haben „professionelle Einreicher“ wie Rechtsanwälte, Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts die Pflicht, Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronische Dokumente einzureichen (aktive Nutzungspflicht).
Für Berufsausübungsgesellschaften besteht seit 01.08.2022 die aktive Nutzungspflicht. Die BRAK weist darauf hin, dass Schriftsätze aus dem Postfach der Berufsausübungsgesellschaft zusätzlich mit einer der qualifiziert elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein sollten, da zur Zeit die Information, welche natürliche Person hinter der Nachricht steht, nicht übermittelt werden kann.
Seit dem 01.01.2023 steht ein besonderes Steuerberaterpostfach (beSt) zur Verfügung. Es handelt sich um einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne des § 52d Finanzgerichtsordnung, der zu einer passiven und aktiven Nutzungspflicht führt. Damit sind ab sofort auch Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften im Fall der Kommunikation mit den Finanzgerichten zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs und damit des beSt verpflichtet. Die Übermittlung von Klagen, Anträgen, sonstigen Rechtsbehelfen und Prozesserklärungen kann nicht mehr außerhalb des elektronischen Rechtsverkehrs per Briefpost oder Tele- und Computerfax erfolgen. Die Nichteinhaltung der aktiven Nutzungspflicht führt zur Unwirksamkeit der Nachricht und der damit verbundenen Prozesshandlungen.
Nützliche Hinweise
Zu den einzelnen Postfächern finden Sie hier nähere Informationen und ggf. hilfreiche Anleitungen und Newsletter:
Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)
Besonderes Anwaltspostfach (beA)
Besonderes Steuerberaterpostfach (beSt)
Besonderes Notarpostfach (beN)
Besonderes Behördenpostfach (beBPo)
Das Finanzgericht Nürnberg weist zudem auf folgende praxisrelevanten Anforderungen hin:
- Für jedes gerichtliche Verfahren ist eine eigene Nachricht übermitteln, auch wenn verschiedene Aktenzeichen durch das Gericht vergeben wurden (z.B. ein Az zur ESt/GewSt und ein anderes Az zur USt)
„Aktenzeichen des Empfängers“, sofern schon vergeben, angeben, da damit die Nachricht in das richtige Verfahren gesteuert wird - Anhänge im richtigen Dateiformat. Die Nachricht dient lediglich als elektronischer Briefumschlag. Das zu übermittelnde Schreiben (z.B. die Klagebegründung) ist als elektronisches Dokument im Anhang beizufügen. Auf die Anforderungen der ERVV wird hingewiesen. Die Übersendung im Dateiformat PDF ermöglicht die Integration in die elektronische Gerichtsakte.
Anlagen sollten durchsuchbar (OCR) sein und keinen Kennwortschutz enthalten, da sonst die Bearbeitbarkeit nicht sichergestellt ist.
Schriftsätze sollten direkt aus der Textverarbeitung als PDF-Datei erzeugt werden. Ein Ausdruck und eine Unterschrift sind überflüssig und verschlechtern die Qualität. - Sofern Sie die Anlagen einscannen, sollten sachlich verschiedene Anlagen als getrennte Dateien gesendet werden.
Für unsere elektronische Akte legen wir Wert darauf, dass die angefochtenen Steuerbescheide (ggf. getrennt nach Ertrag- und Umsatzsteuer) und die Einspruchsentscheidungen als gesonderte Dateien aufgenommen werden. Es ist hilfreich, wenn Sie Anlagen nach Ihrer Reihenfolge im Sach- und Rechtsvortrag im Dateinamen ordnen, z. B. K1_Antrag an das FA.pdf, K2_Rueckfrage.pdf, K3_Ablehnung.pdf. Sonderzeichen im Dateinamen können dazu führen, dass die Nachricht nicht übermittelt werden kann
Originale mit Farbanteilen sollen nur dann farbig gescannt werden, sofern dies zum Verständnis erforderlich ist.